Leitfaden für proaktives Baumängelmanagement

Suchen Sie nach einem proaktiveren Ansatz für das Baumängelmanagement?

Vielleicht haben Sie es satt, ständig Brände zu löschen, und möchten eine Lösung finden, die verhindert, dass sie überhaupt erst entstehen.

Wenn Sie aufhören wollen, reaktiv zu arbeiten, und anfangen wollen, proaktiv zu arbeiten, sind Sie hier genau richtig.

In diesem Artikel werfen wir einen genaueren Blick auf die traditionellen Methoden des Fehlermanagements und zeigen auf, wie diese Prozesse verbessert werden können, um einen größeren Projekterfolg zu erzielen.

Was ist Defect Management?

Das Mängelmanagement spielt eine wesentliche Rolle im Qualitätsmanagement der Bauwirtschaft. Jedes Baumanagementteam sollte während des gesamten Bauprozesses ein Mängelmanagement durchführen, um die Anzahl der Mängel zu verringern und einen möglichst reibungslosen Ablauf des Projekts zu gewährleisten.

Ein Baumangel ist jeder Aspekt eines Projekts, der nicht der geforderten Materialqualität, dem Entwurf oder der Ausführung entspricht.

Mit dem Baumängelmanagement wird versucht, Maßnahmen zu ergreifen, die das Auftreten von Mängeln verhindern oder diese so schnell wie möglich beheben, wenn sie doch auftreten.

Das Mängelmanagement auf höchster Ebene erfordert ausgezeichnete Qualitätskontrollen, Praktiken und Technologien zur Protokollierung von Informationen über Mängel, um die möglichen Auswirkungen zu ermitteln.

Diese zusätzliche Technologie ermöglicht es den Projektmanagern, Daten auszuwerten und Fehler schnell zu beheben und ihr erneutes Auftreten in der Zukunft zu verhindern.

Wie geht man typischerweise an das Mängelmanagement heran?

Beim Baumängelmanagement wird in den meisten Projekten wie folgt vorgegangen:

1. Spaziergänge vor Ort
2. Mängelwerkzeuge
   
   

Baustellenbegehungen

Der traditionellste Ansatz für das Mängelmanagement sind Baustellenbegehungen, bei denen die Bauleiter versuchen, die Baustelle auf Mängel zu untersuchen.

Um ein effektives Mängelmanagement durch Baustellenbegehungen zu erreichen, muss man jeden Morgen stundenlang über die Baustelle gehen, sich mit den Handwerkern treffen, um sich auf den neuesten Stand zu bringen, und alle Notizen abtippen. 

Schätzungsweise verbringen Bauleiter 16 Stunden pro Woche mit Baustellenbegehungen und weitere 10 Stunden mit der Verarbeitung dieser Informationen. 

Mängel können jederzeit und an jedem Tag auftreten, was bedeutet, dass Sie jeden Morgen und jeden Nachmittag Baustellenbegehungen durchführen müssen, um sicherzustellen, dass Sie über alles, was auf Ihrer Baustelle geschieht, auf dem Laufenden sind. Selbst dann können Sie wertvolle Informationen verpassen.

Fehlerwerkzeuge

Der andere Ansatz, den Projektmanager verfolgen, ist der Einsatz von Defect Management Tools, wie PlanGrid, ViewPoint Field View, Snag-r und Planradar.

Diese Lösungen helfen Ihnen, den Prozess des Baumängelmanagements zu digitalisieren. Sie setzen eine Stecknadel auf einen Plan, um zu zeigen, wo ein Mangel aufgetreten ist, und senden dies direkt an Ihre Subunternehmer. Diese erhalten eine Benachrichtigung und sind für die Behebung des Problems verantwortlich. Sobald der Mangel behoben ist, können sie dies im Tool melden.

Mängel-Tools können als Alternative zu Tabellenkalkulationen und manuellen, papierbasierten Prozessen eingesetzt werden, um Mängel effizienter zu dokumentieren.

Das Problem mit der traditionellen Herangehensweise an das Fehlermanagement

Silos

Wenn von Site Walks und Defect Tools die Rede ist, ist es üblich, dass Projektmanager dies als Teil ihres Workflow-Managements bezeichnen, aber das ist technisch nicht richtig.

Schließlich kann man eine Aufgabe nicht als Workflow-Management bezeichnen, wenn es keinen Workflow gibt! Stattdessen beginnt dieser Prozess typischerweise mit dem Auftreten des Problems und der Erstellung eines Workflows für jeden Fehler und der Meldung jedes Fehlers in einem eigenen Workflow.

Durch diese Vorgehensweise wird jeder Fehler isoliert behandelt, ohne dass berücksichtigt wird, wie diese Fehler miteinander und mit dem gesamten Projekt zusammenhängen, obwohl in Wahrheit alle Fehler eng miteinander verbunden sind.

Dieser Ansatz führt zu Silos und das Projekt kann sehr schnell vom Weg abkommen.

Wollen Sie Silos aufbrechen und die Kommunikation in Projekten verbessern? Lesen Sie diesen Artikel: Kommunikationsmanagement im Bauwesen.

Reaktiv statt proaktiv

Die Standardansätze des Fehlermanagements helfen zwar bei der Erfassung von Fehlern, nicht aber beim Verständnis, warum die Fehler überhaupt aufgetreten sind.

Das liegt vor allem an dem unzusammenhängenden Ansatz. Da jeder Fehler in einem eigenen Silo behandelt wird und es kaum eine Verbindung zum Projekt als Ganzes gibt, ist es unmöglich, den Ursachen der Fehler wirklich auf den Grund zu gehen.

Das führt dazu, dass man lediglich auf Probleme reagiert, anstatt proaktiv Maßnahmen zu ergreifen, um sie zu verhindern. Die traditionellen Ansätze des Fehlermanagements dokumentieren lediglich den unvermeidlichen Autounfall in einem Projekt, sie tragen nicht dazu bei, den Autounfall von vornherein zu verhindern.

Fehlermanagement als nachträglicher Gedanke vs. im Moment

Bei der Verwendung herkömmlicher Werkzeuge werden Sie möglicherweise erst nach einiger Zeit auf einen Fehler aufmerksam, da keine Echtzeitinformationen zur Verfügung stehen. Das bedeutet oft, dass Fehler eine Zeit lang übersehen werden, und wenn sie schließlich entdeckt werden, sind die Auswirkungen wahrscheinlich viel gravierender.

Eine Zeit lang weiß man nichts von einem Fehler. Da es keine Echtzeitinformationen gibt, werden Fehler oft erst später entdeckt, was bedeutet, dass der Schweregrad des Problems oft schlimmer ist.

Mangel an Zusammenarbeit

Schließlich fördern herkömmliche Fehlermanagementsysteme nicht die Zusammenarbeit und konzentrieren sich stattdessen auf einen hierarchischen Prozess.

Dieser Prozess zwingt die Projektmanager dazu, wertvolle Zeit mit der Überprüfung von Mängeln bei der Arbeit der einzelnen Gewerke zu verbringen, anstatt Eigenverantwortung und Verantwortlichkeit zu schaffen, wobei alle Gewerke für die Vermeidung und Meldung von Mängeln verantwortlich sind, während sie ihre Arbeit erledigen.

Wie man das Mängelmanagement verbessert

Es stellt sich also die Frage, wie man Baumängel am besten behebt.

Nachdem wir mit einigen der größten Unternehmen der Baubranche zusammengearbeitet haben, haben wir festgestellt, dass diejenigen, die in der Lage sind, ihre Mängel in den Griff zu bekommen, fast immer den folgenden Grundsätzen folgen:

1.Gehen Sie den Ursachen der Mängel auf den Grund. Zu verstehen, warum die Mängel überhaupt auftreten, ist entscheidend, um sie in Zukunft zu verhindern.

2. Verstehen Sie, wie sich Fehler auf Ihr gesamtes Projekt auswirken. Je besser Sie verstehen, wie die Fehler mit dem Rest Ihres Projekts zusammenhängen, desto schneller können Sie auf jeden auftretenden Fehler reagieren. Schnelligkeit ist bei einem Projekt von entscheidender Bedeutung, und dieses Wissen wird dazu beitragen, die Entscheidungsfindung unter Druck zu verbessern.
   
   
3. Beheben Sie Mängel in Echtzeit. Mängel sollten unmittelbar nach der Ausführung der Arbeiten vor Ort erkannt und behoben werden. So können Sie Probleme beheben, bevor sie sich zu einem größeren Problem entwickeln können.
   
   
4. Lernen Sie frühzeitig aus Ihren Fehlern. Wenn Sie in der Lage sind, Fehler eher früher als später zu erkennen, können Sie schneller und mit weniger Problemen vorankommen
   
   
5. Machen Sie das Fehlermanagement gemeinschaftlich. Wenn das Fehlermanagement nur von einer Person in einem Projekt durchgeführt wird, besteht die Gefahr, dass Probleme übersehen werden und kleine Fehler zu großen werden. Ein gemeinschaftlicher Ansatz, bei dem jeder für das Fehlermanagement verantwortlich ist, wird Ihnen helfen, Fehler effektiver zu erkennen, zu beheben und aus ihnen zu lernen.
   
   

Proaktives Baumängelmanagement mit Sablono

Die Sablono-Plattform wurde entwickelt, um Ihnen zu helfen, die fünf oben genannten Best Practices mit Leichtigkeit zu erreichen. Sie ermöglicht es Ihnen, Ihr Mängelmanagement im Voraus zu definieren, was Ihnen eine ganzheitliche und vernetzte Sicht auf Ihr Projekt bietet und es Ihnen ermöglicht, potenzielle Folgewirkungen zu erkennen, bevor sie auftreten.

Sablono wurde speziell entwickelt, um Projektmanagern wie Ihnen einen proaktiven und effektiven Ansatz für das Fehlermanagement zu bieten, der es Ihnen ermöglicht, Fehler zu beheben, zu verhindern und daraus zu lernen.

Was Sablono von seinen Mitbewerbern unterscheidet, ist die Fähigkeit, einen Fehler innerhalb eines Workflows zu lokalisieren. Dies ist besser als eine einfache Lokalisierung in einem Plan, weil man daraus viel mehr lernen kann. Sie können sofort sehen, wie sich der Fehler auf das Gesamtprojekt auswirkt.

Dieses Wissen ermöglicht es Ihnen, wichtige Entscheidungen zu treffen, z. B. ob die nachfolgenden Gewerke ihre Arbeit noch ausführen können oder ob Sie sie abbrechen müssen. Es hilft bei der Beantwortung von Fragen wie "Wie schwerwiegend ist das Problem?".

Mit Sablono lokalisiert ein Handwerker einen Fehler im Prozess und meldet sich auf der Plattform an. Außerdem reichert er die Bisse mit Bildern an oder fügt Text zu einer vordefinierten Fehlervorlage hinzu. Projektmanager können sie dann schnell und strukturiert analysieren und eine Ursachenanalyse durchführen.

Fehlerursachen auf den Grund gehen

Sablono ermöglicht es Ihnen festzustellen, wo ein Fehler aufgetreten ist und WARUM er schief gelaufen ist. Viele digitale Lösungen helfen Ihnen dabei, zu erkennen, wann ein Fehler in der Bauphase aufgetreten ist, aber was Sablono wirklich auszeichnet, ist, dass es Ihnen hilft, herauszufinden, was überhaupt zu dem Fehler führt. So können Sie aus Ihren Fehlern lernen und Fehler in Zukunft vermeiden.

Sofortiges Verständnis der Auswirkungen von Fehlern

Mit Sablono können Sie nicht nur die Ursache eines Baumangels feststellen, sondern auch sofort die Auswirkungen dieses Mangels auf den Rest Ihres Projekts erkennen.

Echtzeitinformationen auf granularer Ebene sind für jeden verfügbar, der sie benötigt, wann immer er sie benötigt. Sablono zeigt Ihnen, welche Gewerke beteiligt sind, welche Aktivitäten betroffen sind und wo sich der betreffende Fehler in Ihrem Workflow befindet.

Alle diese Informationen ermöglichen es Ihnen, den Fehler so schnell wie möglich zu bearbeiten, das Problem zu beseitigen und die betroffenen Teams und Stakeholder auf Knopfdruck über mögliche Änderungen am ursprünglichen Plan zu informieren.

Sie können schnell erkennen, ob ein Fehler Auswirkungen hat oder nicht, und die Sablono-Plattform nutzen, um alle relevanten Teams zu aktualisieren, indem Sie den gesamten Projektzeitplan aktualisieren.

Frühzeitig im Bauprozess aus Fehlern lernen

Wie jeder Projektleiter bestätigen kann, stehen Bauprojekte in der Regel unter strengen Zeit- und Budgetvorgaben. Wahrscheinlich werden Sie ständig von den Beteiligten gefragt, wie weit das Projekt ist, ob es im Zeitplan und im Budget liegt.

Bei den knappen Fristen, die eingehalten werden müssen und die sich oft auf die Auszahlung von Boni auswirken, können ständig auftretende Mängel ein Projekt schnell aus der Bahn werfen.

Mit dem Softwaresystem von Sablono können Sie aus Fehlern frühzeitig lernen und verhindern, dass sie erneut auftreten, denn die Fehler werden von jedem Gewerk nach Abschluss seiner Arbeit gemeldet.

Verabschieden Sie sich von den Zeiten, in denen Fehler und Mängel während eines Projekts auftraten. Automatisierte Dashboards und Berichte geben Ihnen einzigartige Einblicke in Ihr Projekt und helfen Ihnen zu verstehen, was wirklich auf der Baustelle passiert.

Wenn Sie beispielsweise an einem Wohnbauprojekt arbeiten und während der Ausführung von Ebene 1 ein Muster von Mängeln feststellen, können Sie leicht Maßnahmen ergreifen, um dies zu verhindern, wenn Sie zu den anderen Etagen übergehen, anstatt im weiteren Verlauf des Projekts immer wieder die gleichen Fehler zu machen.

Das Fehlermanagement zu einer Teamleistung machen

Proaktives Fehlermanagement muss ein gemeinschaftliches Unterfangen sein. Die Sablono-Plattform ermöglicht es jedem, Mängel in Echtzeit zu erfassen, was die Arbeitsbelastung der Projektmanager erheblich reduziert und sicherstellt, dass Mängel so schnell wie möglich gekennzeichnet und bearbeitet werden.

Die gemeinsame Nutzung von Informationen ermöglicht es den Projektmanagern, den Prozess der Fehlerbehebung zu überwachen, ohne dass sie alles stehen und liegen lassen müssen, um selbst zur Fehlerbehebung zu kommen.

Die Qualitaetssicherungssoftware fuer den Bau von Sablono hilft Ihnen, Maengel zu minimieren, Qualitaetsprobleme an der Wurzel zu packen und Ihre Arbeitsablaeufe zu rationalisieren, damit Sie es gleich beim ersten Mal richtig machen.

Holen Sie sich noch heute eine Demo und erfahren Sie, wie Sie Ihr Mängelmanagement umgestalten können.