Ursachenanalyse im Bauwesen, um mehr Projekte erfolgreich durchzuführen

Heutzutage ist die Verfolgung und Verwaltung von Problemen ein wichtiger Bestandteil der meisten laufenden Bauprojekte. Baustelleninspektoren auf der ganzen Welt dokumentieren jeden Tag Tausende von Problemen, wobei sie in der Regel den Ist-Zustand mit dem Soll-Zustand vergleichen. Sie markieren Fehler in Plänen, machen Fotos und Notizen. Während sie dies früher mit Stift und Papier taten, um ihre Ergebnisse anschließend zu digitalisieren, haben in letzter Zeit so genannte Snagging Tools einen vergleichbar großen Einfluss auf die AEC-Branche. Snagging-Tools ermöglichen es ihren Nutzern, mit ihrem Smartphone oder Tablet digitale Ausgaben zu erstellen, während sie vor Ort sind. Ich habe bereits erörtert, warum ich diesen Ansatz für eine Sackgasse halte, daher möchte ich mich heute auf einen anderen Teil des typischen Problemworkflows konzentrieren: Wie Probleme normalerweise gelöst werden.

Wenn Probleme von einem Baustelleninspektor gemeldet werden, leitet die Projektleitung in der Regel eine Liste der Probleme an den zuständigen (Sub-)Auftragnehmer weiter. Der (Unter-)Auftragnehmer ist dann verpflichtet, diese Probleme innerhalb eines festgelegten Termins zu lösen. Nach der Behebung aller Probleme schickt der (Sub-)Auftragnehmer die Liste in der Regel an die Projektleitung zurück und bestätigt, dass er seine Pflicht erfüllt hat. Anschließend überprüft das Projektmanagement, ob alles gelöst wurde, und nimmt die Probleme gegebenenfalls wieder auf. Mit der Wiedereröffnung beginnt der gesamte Kreislauf von neuem. Obwohl die Problemlisten während der gesamten Laufzeit eines Projekts regelmäßig ausgetauscht werden, neigen sie dazu, sich in der Endphase eines Projekts zu häufen.

Wie Sie wissen oder vermutet haben, ist dies ein zeitaufwändiger und mühsamer Arbeitsablauf, nicht nur wegen der Menge an Papierkram, sondern auch, weil die Lösung von Problemen Geld kostet. Dies führt dazu, dass (Unter-)Auftragnehmer oft versuchen, nur die kritischsten Fehler zu beheben, während die Projektleitung zu Perfektionismus neigt, was wiederum zu Reibungen führt. Beide Parteien spielen auch gerne das "Wartespiel" miteinander, um zu sehen, wer seine Forderungen am längsten durchhält, bevor er es leid ist. Nicht selten endet das "Spiel" in einem kostspieligen Gerichtsverfahren. Ich persönlich sehe zwei große Mängel in diesem Arbeitsablauf, die miteinander verbunden sind:

1. Wiederkehrende Probleme werden in der Regel nicht regelmäßig analysiert. Nur ein kontinuierlicher Dialog zwischen Projektleitung und (Unter-)Auftragnehmer auf der Basis aktueller QS-Daten kann sicherstellen, dass wiederkehrende Probleme frühzeitig erkannt werden. Nur so können die Ursachen für die Probleme analysiert und gelöst werden, was letztlich dazu führt, dass während der gesamten Bauphase eines Projekts weit weniger Probleme gemeldet werden.
2. Probleme werden oft am Ende der Projektlaufzeit gesammelt und gelöst. Unter Berücksichtigung des ersten Fehlers hebt diese Arbeitsweise wiederkehrende Probleme auf eine andere Ebene. Da ihre Ursache nicht angemessen analysiert und gelöst wurde, wird das potenzielle Problem nun Teil des gesamten Projekts - was bedeutet, dass der (Unter-)Auftragnehmer es überall lösen muss. Dies ist sowohl für das Projektmanagement schlecht, da es die Projektabwicklung verzögern kann, als auch für den (Unter-)Auftragnehmer, da es viel Geld kostet.

Die meisten gängigen Problemmanagement-Tools konzentrieren sich darauf, - erstens eine Lösung bereitzustellen, die den oben beschriebenen Workflow abbildet, und - zweitens ein System zu schaffen, das den Papierkram ersetzen kann, der in einem potenziellen Gerichtsverfahren benötigt wird. Das ist zwar alles schön und gut, aber wir bei Sablono sind der Meinung, dass es nicht dazu beiträgt, die beiden vorgestellten Probleme zu lösen oder die Zusammenarbeit zwischen Projektleitung und (Unter-)Auftragnehmer zu verbessern, die so dringend erforderlich ist, um wiederkehrende Probleme zu lösen.

Deshalb bietet Sablono in Anlehnung an moderne Lean Construction-Methoden alle notwendigen Werkzeuge, um gemeldete Probleme wöchentlich zu analysieren, wiederkehrende Probleme frühzeitig zu erkennen und proaktiv dagegen vorzugehen. So geht's:

1. In Sablono können Sie Probleme im Zusammenhang mit bestimmten Aktivitäten melden. Diese Aktivitäten werden z.B. in Wochenarbeitsplänen dargestellt, die in einer wöchentlichen Besprechung mit dem Management und den (Unter-)Auftragnehmern verwendet werden sollten. Hier können Sie nicht nur die Aufgaben besprechen, die in der kommenden Woche zu erledigen sind, sondern auch auf die vergangene Woche zurückblicken und die bereits gemeldeten Probleme analysieren. Wenn ein Problem mehrfach aufgetaucht ist, ist es wahrscheinlich am besten, sich schnell mit dem Thema zu befassen und mögliche Lösungen zu finden, bevor man mit den Aktivitäten der nächsten Woche beginnt.
2. Die Verwendung der Notizvorlagen von Sablono ermöglicht es Ihnen, Ihre Problemliste nach bestimmten Problemtypen zu filtern. So erhalten Sie einen schnellen und leicht verständlichen Überblick über alle Probleme und deren Häufigkeit. Beheben Sie einfach die Ursachen, die mit diesen Problemen verbunden sind, beginnend mit dem Problem, das am häufigsten auftritt.

Meinen Sie nicht auch, dass es an der Zeit ist, aufzuhören, sich gegenseitig zu bekämpfen und stattdessen gemeinsam an Lösungen zu arbeiten? Sablono ist eine kollaborative Lean Construction Plattform und wird Ihnen dabei helfen.