Heutzutage sind die Verfolgung und Verwaltung von Problemen ein wesentlicher Bestandteil der meisten laufenden Bauprojekte. Bauaufsichtsbeamte auf der ganzen Welt dokumentieren täglich Tausende von Problemen, wobei sie normalerweise den geplanten Zustand mit dem tatsächlich gebauten Zustand vergleichen. Sie markieren Fehler in den Plänen, machen Fotos und Notizen. Während sie früher alles mit Stift und Papier erledigten, um ihre Ergebnisse später zu digitalisieren, haben sogenannte Snagging-Tools kürzlich einen vergleichbaren großen Einfluss auf die AEC-Branche gehabt. Snagging-Tools ermöglichen es ihren Nutzern, digitale Probleme direkt vor Ort mit ihrem Smartphone oder Tablet zu erstellen. Ich habe bereits erläutert, warum ich denke, dass dieser Ansatz möglicherweise eine Sackgasse ist, daher möchte ich mich heute auf einen anderen Teil des typischen Problembearbeitungsprozesses konzentrieren: Wie Probleme normalerweise gelöst werden.
Sobald Probleme von einem Bauaufsichtsbeamten gemeldet werden, leitet das Projektmanagement in der Regel Listen von Problemen an den verantwortlichen (Sub-)Unternehmer weiter. Der (Sub-)Unternehmer ist dann verpflichtet, diese Probleme innerhalb eines festgelegten Fälligkeitsdatums zu lösen. Nachdem alle Probleme behoben wurden, sendet der (Sub-)Unternehmer die Liste normalerweise zurück an das Projektmanagement und erklärt, dass er seine Pflicht erfüllt hat. Anschließend überprüft das Projektmanagement, ob alles behoben wurde und öffnet gegebenenfalls Probleme erneut. Das erneute Öffnen startet den gesamten Prozess von vorne. Obwohl Problemlisten während der gesamten Laufzeit eines Projekts regelmäßig ausgetauscht werden, neigen sie dazu, sich in den Endphasen der Projekte zu häufen.
Wie Sie wissen oder vermuten, ist dies ein zeitaufwendiger, mühsamer Arbeitsablauf, nicht nur wegen der Menge an Papierarbeit, sondern auch weil die Lösung von Problemen Geld kostet. Dies führt dazu, dass (Sub-)Unternehmer oft versuchen, nur die kritischsten Fehler zu beheben, während das Projektmanagement dazu neigt, perfektionistisch zu sein, was zu Reibungen führt. Beide Parteien spielen auch gerne das "Wartespiel", um zu sehen, wer seine Forderungen am längsten aufrechterhält, bevor er nachgibt. Häufig endet das "Spiel" in einem kostspieligen Gerichtsverfahren. Ich sehe persönlich zwei Hauptfehler in diesem Arbeitsablauf, die miteinander verbunden sind:
Wiederkehrende Probleme werden in der Regel nicht regelmäßig analysiert. Nur ein kontinuierlicher Dialog zwischen Projektmanagement und (Sub-)Unternehmer, basierend auf aktuellen QA-Daten, kann sicherstellen, dass wiederkehrende Probleme frühzeitig erkannt werden. Nur wenn sie erkannt werden, können die Ursachen analysiert und gelöst werden; dies führt letztendlich dazu, dass im Laufe der Bauphase eines Projekts weit weniger Probleme gemeldet werden.
Probleme werden oft am Ende der Projektlaufzeit gesammelt und gelöst. Wenn man den ersten Fehler im Auge behält, verschärft diese Arbeitsweise die wiederkehrenden Probleme. Da ihre Ursachen nicht angemessen analysiert und gelöst wurden, wird das potenzielle Problem nun Teil des gesamten Projekts – was bedeutet, dass der (Sub-)Unternehmer es überall lösen muss. Dies ist schlecht für das Projektmanagement – da es die Projektabwicklung möglicherweise verzögern kann – und für den (Sub-)Unternehmer – da es viel Geld kostet.
Die meisten gängigen Problemlösungs-Tools konzentrieren sich – erstens, darauf, eine Lösung bereitzustellen, die den oben beschriebenen Arbeitsablauf darstellt und – zweitens, darauf, ein System zu schaffen, das die notwendige Papierarbeit für einen potenziellen Gerichtsfall ersetzen kann. Obwohl das alles gut und schön ist, glauben wir bei Sablono, dass es nicht dazu beitragen wird, die beiden dargestellten Fehler zu beheben oder die Zusammenarbeit zwischen Projektmanagement und (Sub-)Unternehmer zu verbessern, die so eindeutig notwendig ist, um wiederkehrende Probleme zu bewältigen.
Daher bietet Sablono im Einklang mit modernen Lean-Construction-Methoden alle notwendigen Werkzeuge, um gemeldete Probleme wöchentlich zu analysieren, wiederkehrende Probleme frühzeitig zu identifizieren und proaktiv dagegen vorzugehen. So funktioniert es:
In Sablono können Sie Probleme im Zusammenhang mit spezifischen Aktivitäten melden. Diese Aktivitäten werden z.B. in Wochenarbeitsplänen angezeigt, die in einem wöchentlichen Meeting mit Management und (Sub-)Unternehmern verwendet werden sollten. Hier können Sie nicht nur die Aufgaben der kommenden Woche besprechen, sondern auch auf die vergangene Woche zurückblicken und bereits gemeldete Probleme analysieren. Wenn ein Problem mehrfach aufgetreten ist, ist es wahrscheinlich am besten, schnell in das Thema einzutauchen und potenzielle Lösungen zu finden, bevor die Aktivitäten der nächsten Woche beginnen.
Mit den Notizvorlagen von Sablono können Sie Ihre Problemliste nach bestimmten Problemtypen filtern. Dadurch erhalten Sie einen schnellen und leicht verständlichen Überblick über alle Probleme und deren Häufigkeit. Lösen Sie einfach die zugrunde liegenden Ursachen dieser Probleme, beginnend mit dem am häufigsten aufgetretenen Problem.
Denken Sie nicht, dass es an der Zeit ist, aufzuhören, gegeneinander zu kämpfen und stattdessen gemeinsam an Lösungen zu arbeiten? Sablono ist eine kollaborative Lean-Construction-Plattform und wird Ihnen dabei helfen.