Bauprojekte termingerecht und innerhalb des Budgets abwickeln

Projekte, die den Zeit- und Kostenrahmen überschreiten, sind im Bauwesen zur Norm geworden. So üblich, dass es zum Gegenstand von Witzen geworden ist. Aber schrumpfende Gewinnspannen sind kein Grund zum Lachen.

Derzeit liegen 92 % der Megaprojekte über dem Budget, dem Zeitplan oder beidem. Eine McKinsey-Analyse fügt dem noch etwas hinzu: "Große Projekte in allen Anlageklassen dauern in der Regel 20 % länger als geplant und liegen bis zu 80 % über dem Budget."

Die Wahrheit ist, dass diese Tatsachen, obwohl sie die Norm sind, vermieden werden können.

Nach jahrelanger Zusammenarbeit mit einigen der größten Bauunternehmen haben wir einige der wichtigsten Ursachen für Projektüberschreitungen kennengelernt. In diesem Artikel teilen wir dieses Wissen mit Ihnen und geben Ihnen eine Strategie an die Hand, mit der Sie Ihre Projekte im Zeit- und Kostenrahmen halten können.

Gründe für Zeit- und Budgetüberschreitungen bei Projekten

Schuldige für Termin- und Budgetüberschreitungen

Bevor wir das "Wie" erörtern, wollen wir zunächst einige der Hauptursachen für die Überschreitung des Zeit- und Kostenrahmens von Projekten untersuchen. Nachfolgend finden Sie fünf hartnäckige Schuldige, die wir häufig bei unseren Kunden antreffen...

Fragmentierung im Planungsprozess

Im Bauwesen haben wir die Planungsphase gut im Griff, aber das Gleiche gilt nicht für die Ausführungsphase.

Es besteht eine Diskrepanz zwischen dem Teil, in dem der Architekt und der Ingenieur Pläne erstellen, und dem Teil, in dem das Gebäude tatsächlich gebaut wird.

Die Planer haben eine Vorstellung davon, wie alles zusammenpasst, aber die verschiedenen Auftragnehmer und Subunternehmer teilen nicht immer diese Vogelperspektive. Ebenso ist es für die Planer schwierig, die Probleme, die sich auf der Baustelle ergeben können, vorherzusehen.

Und das Ergebnis? Es verlangsamt den Projektfortschritt und führt zu mehr Fehlern.

Missverständnisse zwischen den Gewerken

Das Fehlen eines Managementsystems, das in der Ausführungsphase alles miteinander verknüpft, führt dazu, dass die Gewerke nicht miteinander kommunizieren, obwohl ihre Arbeit in Wirklichkeit miteinander verbunden ist. Die Branche ist dafür berüchtigt, dass jeder in seinem eigenen Silo bleibt.

Wenn ein Subunternehmer nicht weiß, dass der Subunternehmer, von dessen Arbeit er abhängig war, schon seit zwei Tagen fertig ist, sind das zwei verlorene Tage im Gesamtzeitplan. Wenn andererseits der vorherige Subunternehmer mit Verspätung abzeichnet und der nächste Subunternehmer bereits eingetroffen ist und warten muss, ist das verschwendetes Geld.

Ineffiziente Prozesse

Während die Planer gut wissen, wie sich die Gewerke in die drei Dimensionen des Bauwerks einfügen, fehlt möglicherweise die vierte Dimension: der Zeitplan. Wenn nicht klar ist, wie all diese Teile zusammenlaufen und voneinander abhängen, tappen wir in die Falle ineffizienter Prozesse. Und unser Unternehmen spürt dann die Auswirkungen auf seine Gewinne.

Unvorhergesehene äußere Umstände

Ein äußerer Umstand, der derzeit in aller Munde ist, ist der Anstieg der Materialpreise. Aber wir wissen aus der Geschichte, dass solche Probleme auftreten können, auch wenn wir sie nicht genau vorhersagen können - "known unknowns", um den ehemaligen US-Verteidigungsminister Donald Rumsfield zu zitieren.

Falsche Schätzung

Zu Beginn eines Projekts sind wir oft zu optimistisch und ehrgeizig in unseren Schätzungen. Daniel Kahneman, Nobelpreisträger für Wirtschaftswissenschaften, mahnt:

"Bei der Vorhersage der Ergebnisse riskanter Projekte fallen Führungskräfte allzu leicht dem 'Planungsirrtum' zum Opfer. In seinem Griff treffen sie Entscheidungen, die auf wahnhaftem Optimismus beruhen und nicht auf einer rationalen Abwägung von Gewinnen, Verlusten und Wahrscheinlichkeiten. Sie überschätzen die Vorteile und unterschätzen die Kosten." (Kahneman, 2012, 252)

3 Schritte: Pünktlich und unter dem Budget bleiben:

Vielleicht haben Sie schon viele Tipps und Tricks kennengelernt, wie Sie Bauprojekte termingerecht und im Rahmen des Budgets abwickeln können. Diese Tipps konzentrieren sich in der Regel auf Verhaltensänderungen, um eine bestimmte Hürde zu überwinden, aber im Allgemeinen ist dies eine reaktive Arbeitsweise.

Die Wahrheit ist, dass es einen besseren Weg gibt, dieses Problem anzugehen. Um bei Ihren Projekten und in der gesamten Branche dauerhafte Veränderungen herbeizuführen, müssen wir das Problem an der Wurzel packen - und nicht nur den Baum beschneiden. Mit anderen Worten: Wir müssen unsere Denkweise als Branche ändern.

Wir haben festgestellt, dass es drei Schritte gibt, die Sie unternehmen können, um eine schlechte Projektleistung auszugleichen, egal was die Ursache ist:

SCHRITT 1: Verlagerung des Schwerpunkts von der Planung auf die Ausführung

SCHRITT 2: Konzentration auf Daten statt auf Schätzungen

SCHRITT 3: Umstellung auf produktionsbasierte Systeme

1. Verlagerung des Schwerpunkts von der Planung auf die Ausführung.

Planung und Themen wie BIM sind nützlich und stehen schon seit langem im Mittelpunkt. Das Problem ist jedoch, dass sie nicht den Kern dessen treffen, wo viele der Ineffizienzen im Bauwesen liegen: die Phase der Bauausführung.

• Die Bauausführungsphase ist die Phase des Projekts, die am meisten für Fehler anfällig ist.
  
  
• Es ist die Phase, in der sich ein Großteil der Fragmentierung innerhalb der Branche in Form von Fehlkommunikation und Silos zeigt.
  
  
• Es ist die Phase, in der viele Ineffizienzen innerhalb der Arbeitsweisen im Baugewerbe zutage treten.

In einem Bericht von McKinsey wurde festgestellt, dass die Verbesserung der Ausführungsphase auf der Baustelle ein entscheidender Faktor für die Steigerung der Produktivität in der Branche ist. Dies ist ein Trend, den die Branche mit verstärkten Investitionen in Technologien, die auf die Ausführungsphase ausgerichtet sind, zu erkennen beginnt.

Die grundlegende Veränderung, die Sie vornehmen müssen, um Ihre Projekte pünktlich und im Rahmen des Budgets abzuschließen, besteht darin, den Schwerpunkt von der Planung auf die Optimierung der Tausenden von Aufgaben und Aktivitäten auf der Baustelle zu verlagern, aus denen sich das endgültige Projekt zusammensetzt.

Dies ist die Grundlage, auf der die beiden anderen Schritte aufbauen, so dass es von entscheidender Bedeutung ist, wie Sie Ihre Zeit und Ihren Fokus einteilen.

2. Verlassen Sie sich nicht mehr auf grobe Schätzungen, sondern auf Daten.

Die Genauigkeit von Projektschätzungen hat sich seit den 1970er Jahren nicht wesentlich verbessert, wie die Vordenkerin in Sachen Datenwissenschaft und Projektmanagement Yael Grushka-Cockayne betont.

In der Regel planen Planer auf der Grundlage von Schätzungen, die auf ihrem bisherigen Wissen und ihrer Erfahrung beruhen. Dies führt zu massiven Ungenauigkeiten, wenn es um die tatsächliche Ausführung des Projekts geht.

Das Hauptproblem besteht darin, dass Informationen nicht beachtet werden, die auf einer Vielzahl von Daten aus ähnlichen Projekten beruhen. Wir müssen von der Planung auf der Grundlage von Schätzungen zur Planung auf der Grundlage tatsächlicher früherer Projektdaten übergehen. Andernfalls ist es nicht verwunderlich, dass Projekte den Zeit- und Kostenrahmen überschreiten, wenn sie nur auf den internen Überlegungen des Planers beruhen.

Es findet eine Verlagerung statt, bei der wir uns ansehen, was tatsächlich auf dem Projekt passiert (die Ausführung) - wir fragen die Leute, die vor Ort arbeiten, und nutzen historische Daten aus früheren Projekten, um daraus zu lernen und die Schätzungen und Entscheidungen für die Zukunft zu verbessern.

Aber nehmen Sie uns nicht einfach beim Wort.

Bent Flyvbjerg, Experte für Projektmanagement und Planung an der Universität Oxford, rät Planern, alle verfügbaren Daten zu nutzen, um eine genauere Prognose erstellen zu können. Je breiter die Basis für Vorhersagen ist, desto mehr Zeit- und Geldfresser" können wir berücksichtigen. Und Grushka-Cockayne behauptet, dass durch die Verwendung historischer Daten "Genauigkeitsschätzungen erstellt werden können".

Die Verwendung umfangreicher historischer Daten ist der Schlüssel zu einer effektiveren Planung der Projektdurchführung.

3. Setzen Sie auf produktionsbasierte Systeme.

Wir wissen also, wie wichtig die datengestützte Ausführungsphase ist. Jetzt kommt die Arbeit, die Sie im Hintergrund leisten, erst richtig zur Geltung.

Ein produktionsbasierter Ansatz bei der Projektdurchführung hilft Ihnen, Ineffizienzen und fragmentierte Arbeitsweisen, die zu Verzögerungen und Fehlern führen, auszugleichen.

McKinsey hat sogar festgestellt, dass eine der wichtigsten Möglichkeiten für einen radikalen Produktivitätswandel in der Industrie darin besteht, von der Fertigung inspirierte Massenproduktionssysteme einzuführen.

Denken Sie über die Ergebnisse und das endgültige Projekt nach, das Sie abliefern müssen, und unterteilen Sie das Projekt in einzelne Teilleistungen, damit Sie jeden Teil nahtlos abliefern können. Schauen Sie sich den Ausführungsplan für jede der Leistungen an.

Ein großartiges Drehbuch kann sich nicht selbst in einen Kassenerfolg verwandeln, ohne dass eine Produktionsabteilung dafür sorgt, dass alle Komponenten nach Plan ausgeführt werden.

Zusammengefasst: Der einfache Weg, um Projekte pünktlich und innerhalb des Budgets abzuliefern

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Schritte zur termingerechten Umsetzung von Projekten innerhalb des Budgets in etwa so aussehen sollten:

SCHRITT 1: Verlagerung des Schwerpunkts von der Planung auf die Ausführung

SCHRITT 2: Planung von Projekten auf der Grundlage realer historischer Daten

SCHRITT 3: Einsatz von produktionsbasierten Systemen zur Rationalisierung der Projektabwicklung

Wir haben Sablono im Laufe der Jahre entwickelt, um dem Wunsch unserer Kunden nach einer effizienteren Projektabwicklung nachzukommen, und wir haben eine Lösung geschaffen, die unseren Kunden hilft, die oben genannten Veränderungen auf einfache und unkomplizierte Weise vorzunehmen.

Sablono ist eine Softwarelösung für die Bauausführung, die Ihre gesamte Baulieferkette miteinander verbindet und Ihr Projekt in einen Produktionsplan umwandelt.

Wenn Sie ein produktionsbasiertes System wie Sablono verwenden, können Sie von unten nach oben sehen, was nötig ist, um das Projekt zu verwirklichen, anstatt einen planergesteuerten Ansatz zu verfolgen, bei dem alle Informationen von oben nach unten gefiltert werden.

Sablono hilft Ihnen, Ihre Ergebnisse zu verwalten

Hauptmerkmale: Übergabe von Geschäft zu Geschäft, Statusberichte in Echtzeit, visuelle Tracker

Mit Sablono können Sie all die verschiedenen Elemente, aus denen sich Ihr Projekt zusammensetzt, bis ins kleinste Detail verwalten.

Einer der Vorteile unserer Software ist die Möglichkeit, zwischen der Helikopteransicht, wie alles zusammenpasst, und der "Schraubenzieherarbeit" der einzelnen Teilleistungen hin und her zu schalten. Sablono erleichtert den Kommunikationsfluss in alle Richtungen. (Mehr darüber, wie Sablono zur Verbesserung der Kommunikation beiträgt, erfahren Sie in unserem früheren Artikel).

Lassen Sie die Gewerke den Status ihrer Tätigkeiten einfach in der Sablono-App melden und benachrichtigen Sie die Gewerke automatisch, wenn die Arbeit für sie fertiggestellt ist.

Durch die transparente Statusberichterstattung erhalten Sie einen genauen Überblick über Ihr Projekt in Echtzeit, so dass Sie einen klaren Überblick über alle Vorgänge in Ihrem Projekt haben, bis hin zur individuellen Ebene.

Sablono fasst alle verschiedenen Elemente Ihres Projekts an einem Ort zusammen. Ersetzen Sie Tabellenkalkulationen und mehrere Tracker durch ein zentrales, verbundenes System. Wandeln Sie Ihre Projektzeichnungen in automatisierte visuelle Tracker um, damit Sie leicht nachvollziehen können, was getan und was nicht getan wurde, und auf Fortschritts- und Qualitätsdaten in Echtzeit zugreifen können.

Sablono hilft Ihnen, datenbasierte Entscheidungen zu treffen

Hauptmerkmale: Dauerabschätzung, Ursachenanalyse

Sablono ermöglicht Ihnen den Zugriff auf konkrete historische Daten aus Ihren früheren Projekten. Sie können Funktionen wie die "Dauerschätzung" nutzen, um zu verstehen, wie lange ein Projekt auf der Grundlage früherer Daten dauern sollte.

Diese Daten können Ihnen sogar dabei helfen, die Ursachen von Mängeln, Qualitätsproblemen und Verzögerungen zu verstehen, so dass Sie diese in Zukunft vermeiden können.

Sablono ersetzt die Theorie durch Fakten aus der Praxis und hilft Ihnen so, wirklich datengestützte Entscheidungen zu treffen.

Sablono unterstützt Sie bei der Umstellung auf produktionsbasierte Arbeitsabläufe

Hauptmerkmale: Standardisierte Abläufe

Skalieren Sie Ihre Arbeit schnell, indem Sie Ihr Bauprojekt in einen Produktionsplan umwandeln. Nutzen Sie Ihre vorhandenen Daten, um Best-Practice-Techniken zu ermitteln, und erstellen Sie dann auf der Grundlage dieser Ergebnisse standardisierte Abläufe, um den Fluss der Gewerke, Qualitätsprüfungen, Arbeitsabläufe und mehr zu definieren.

So können Sie Ihren Erfolg wiederholen und Ihre Produktion steigern sowie Fehler und Nacharbeiten deutlich reduzieren.

Sablono hilft Ihnen, es beim ersten Mal richtig zu machen

Hauptmerkmale: Vorausschauende Planung, halbautomatische Workflows

Rationalisieren Sie Ihre Prozesse mit halbautomatischen Workflows und erstellen Sie einen vorausschauenden Plan, der Ihnen hilft zu erkennen, ob Sie wirklich auf dem richtigen Weg sind, Ihr Projekt pünktlich und innerhalb des Budgets zu liefern.

Mit Sablono ist Ihr gesamter Ausführungsplan miteinander verbunden, so dass Sie dynamisch sehen können, wie sich Änderungen an einem Teil Ihres Projekts auf alle anderen Teile auswirken. So können Sie sicher planen und Problemen proaktiv vorbeugen.

Möchten Sie erfahren, wie Sablono Ihnen helfen kann, Ihr Bauprojekt pünktlich und innerhalb des Budgets abzuschließen? Fordern Sie noch heute eine Demo an.